نماذج الاسئلة المتوقعة للمشاركة في مسابقة الشفوية + مهام عون ادارة

لكل المقبلين على المقابلة الشفوية لمسابقة عون الأدارة
نقدم لكم هذه الورقة التحضيرية بخصوص منصب عون ادارة متبوعة بالأسئلة الشفوية المعتاد طرحها من قبل لجنة المقابلة ..

التحضير للمقابلة الخاصة بأعوان الإدارة
1 ـ التعريف بمنصب العون الإداري :

منصب العون الإداري أو يُعرف بمنصب المساعد الإداري أيضاً، وهو منصب أو فئة وظيفيّة ذات نطاق واسع تحتاج إلى تعيين شخص مختص بتقديم كافة أنواع الدعم الإداري لجميع الأفراد والجماعات في مختلف المؤسسات.

2 ـ التعريف بالعون الإداري (الشخص) :
يمكن تعريف العون الإداري أيضاً بأنّه شخص تقع على عاتقه تأدية المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتير.

وتجدر الإشارة إلى أن عون الإدارة هي رتبة في الأسلاك المشتركة و بالتالي هو تابع للإدارة العامة التي ليس بها تخصص واضح بل حسب المصلحة التي تنتمي إليها فممكن تجد عون الإدارة كاتب خاص لمسؤول أو مكلف بالبريد أو تسير ملف معين أو في شبابيك الحالة المدنية او شبابيك الدوائر و الولايات و مهمته في اغلب الاحيان لا تختلف عن مهام المتصرف الإداري أو الملحق الإداري و طبعا هذا في الواقع بعيد على ما يتضمن في القوانين الأساسية.

3 ـ مهام العون الإداري :
تبعًا للمرسوم رقم 91-26 المتضمن القانون الأساسي الخاص بالعمال المنتمين لقطاع البلديات :

تحديد المهام (مثال مقدم لعون الإدارة في البلدية)
المادة 38 يكلف الأعوان الإداريون البلديين بتنفيذ الأعمال المخصصة في التسييرو الاستغلال و ذلك في حدود صلاحيات البلدية أو احتياجاتها .

وعموما : المهام الذي يقوم به عون الإدارة هو مكانه يكون في الأمانة مع المدير يرد علي المكالمات الهاتفية بأدب و بكل لباقة.

#ومن أهم هذه المهام الكتابة وتنظيم الملفات، والإجابة على المكالمات الهاتفيّة؛ بالإضافة إلى تدوين الملاحظات خلال الاجتماعات المنعقدة، كما توكل إليه مهمّة الإشراف على الخدمات اللوجستية أحياناً، هذا ويؤدّي دوراً هامّاً في تعاونه مع المشرفين القائمين على المشاريع المهمّة في المؤسسة.

يقوم بتصنيف الوثائق تسجيل الوارد و الصادر تحرير المراسلات و بعض المهام الأخرى التي يامر بها المديـــــر و ويجب أن يتسم عون الإدارة بالأمانة وبالسرية المهنية.
وظيفة العون الإداري تعد النقطة الأكثر بعداً عن السكرتير، لتضم كافة المهام المتعلقة بالخدمات اللوجستية كطلب المعدات، والأوراق التي يتم تداولها داخل المنشأة وخارجها، والعمل على ترتيب الجداول وتنسيقها. كما تُوكل إلى المساعد الإداري دور مزوّد المعلومات، إذ يكون بذلك مصدراً خاصّاً للمعلومات مع بقية الطاقم الاداري والتربوي، حيث يزودّهم بما يحتاجونه من معلومات، ويكون المتصرّف الأول باسم المصلحة المعين بها في كثير من المواقف والأمور التي تتطلب موقفاً حازماً. يشار إلى أنه من الممكن توكيل العون الإداري بمهمّة تدريب الموظفين الجدد على العمل، ويُخّص بالذكر تلك الفئة التي ستتولى مهامّاً إداريّة حسّاسة، تكون بحاجة إلى خبرة العون الإداري حول كيفيّة إتمام العمليّات المعرفية في المؤسسة، والكيفيّة التي يتم بها التعامل مع المعدات المكتبية،

الى جانب بعض الوظائف المختصرة التي يقوم بها العون الإداري: مثل مد يد العون في كافة جوانب التنظيم الإداري، والحرص على متابعة العتاد الإداري والحفاظ عليه وصيانته أولاً بأول.

مع الحرص على إدارة وتنظيم الملفات الادارية إلى جانب ترتيب وثائق وفواتير المؤسسة العمل مليّاً على حل المشاكل أولاً بأول من خلال إيجاد التنسيق المستمر بين الإدارة والوحدات العاملة. القيام بعمليّة الجدولة للمهام ذات العلاقة بالاجتماعات والمقابلات وما تحتاج إليها من تنسيق البريد والطرود والفاكسات. استخدام برامج MS-OFFICE في إعداد المراسلات الإدارية .

4 ـ أنواع العون الإداري:
أ ـ الموظف الإداري: تحت مسمّى عون أو مساعد إداري، ويتم تعيينه بشكل خاص لبعض الفرق والأقسام ضمن مؤسسة معيّنة تتعلق بأمور إدارة الأقسام كالموارد البشرية، والتسويق، وتقنية المعلومات. السكرتير .

ب ـ المساعد التنفيذي: وهو ذلك الشخص المسؤول عن تقديم الدعم لجميع الأفراد من ذوي المستوى الرفيع في المؤسسة، ويدخل في نطاق مسؤوليّته غالباً التعامل مع المعلومات والبيانات الخاصّة بالأفراد.
ج ـ موظف الاستقبال:، وتتمثل مهمته بالإجابة على الاتصالات الهاتفيّة، وتدوين واستلام الرسائل الخاصّة بالمكتب، بالإضافة إلى استقبال زوار المكتب
د ـ مساعد المشروعات: ويقتصر نشاطه على دعم المشاريع في المؤسسة.
هـ ـ العون المكتبي: ويقوم بحفظ الملفات وإدخال البيانات مكـتبيّاً.

5 ـ راتب العون الإداري :
ـ الأجر القاعدي (الأساسي): 15660
ـ الدرجات: القيمة الدنيا سنتان و نصف و القصوي خمس سنوات.
ـ المردودية: تحسب كل ثلاث أشهر عن طريق التنقيط بنسبة 30% من الراتب الأساسي 11542.99
ـ إجمالي راتب عون إدارة 21173,51 ـ

6 ـ نماذج لبعض الأسئلة الشفوية المقدمة في مسابقة أعوان الادارة #ومثلها::

ـ عرف بنفسك ووضعيتك الاجتماعية ومستواك الدراسي ؟
ـ هل تحمل شهادات أخرى أو ديبلوم مهني إضافة إلى الشهادة المقـدمة في ملف المسابقة ؟
ـ هل سبق لك أن شاركت في مسابقات أخرى للتوظيف ؟
ـ هل عملت من قبل في أي مصلحة إدارية أو مؤسسة عامة أو خاصة ؟
ـ ما هو الإطار الذي كنت تعمل فيه سابقا (عقود قبل التشغيل ـ شبكة اجتماعية ـ متعاقد …)
ـ ماذا ثمثل لك هذه الرتبة (عون إدارة ) ؟
ـ لماذا تريد أن تكون عون إدارة ؟
ـ لماذا اخترت قطاع التربية ؟ وماذا يمثل لك قطاع التربية ؟ أو ما هو رأيك فيه ؟
ـ ما هي مهام أعوان الإدارة ؟
ـ من أين يتلقى العون الإدارة أو الموظف الأوامر ؟
ـ اذكر أسماء بعض المصالح الإدارية التي نجدها في المؤسسات الإدارية ؟
ـ ما هي الصفات التي يجب أن تكون في الشخص عون الإدارة ؟
ـ من هو المسؤول المباشر عليك في حالة كونك عون إدارة ؟
ـ إذا عينت خارج مقر سكنك هل تقبل بالوظيفة ؟
ـ كيف تكون علاقة المدير بالموظفين ؟
ـ هل تتقن استعمال برامج الإعلام الآلي ؟
ـ هل تتقن استعمال الوسائل المكتبية ( الكمبيوتر ، الطابعة ـ الناسخة ،الفاكس ، الهاتف ، السجلات ، …).

ـ #بعض الأسئلة الأخرى المتنوعة في الثقافة العامة أو التاريخ أو الجغرافيا ( العولمة ، الاقتصاد ، التكنولوجيا …)
‏مثلا : ما هو الميزان التجاري ؟ كيف تأثر اسعار المحروقات على الاقتصاد الوطني. من لديه استفسارات يترك في التعليق سوف يبقا الإجابة ان شاء الله